დელეგაციის ტრანსპორტი გამართულად მუშაობს მაშინ, როცა ჩამოსვლის მონაცემები, ბარგი, ავტომობილები, მძღოლები და ღონისძიების შესასვლელები ერთ ოპერაციულ გეგმაშია გაერთიანებული. მხოლოდ მანქანის არჩევა საკმარისი არ არის: საჭიროა განახლებული სია, გასაგები ინსტრუქციები და გადაწყვეტილების ერთი არხი. Belka Travel Concierge-ს შეუძლია ამ მომზადებისა და სამუშაო კომუნიკაციის კოორდინაცია.
შეადგინეთ სამუშაო სტუმართა სია
სახელისა და ტელეფონის გარდა, ჩაწერეთ ჩამოსვლის მონაცემები, ცნობილი ტერმინალი, სასტუმრო და ღონისძიების მისამართები, საკომუნიკაციო ენა, ბარგის მოცულობა, ასისტენტის კონტაქტი, ხელმისაწვდომობის საჭიროებები და დრო, როცა სტუმარი ადგილზე უნდა იყოს. ცალკე მონიშნეთ ერთად ჩამომსვლელები, რომლებიც შემდეგ სხვადასხვა მისამართზე მიდიან. მძღოლს მიაწოდეთ მხოლოდ მისიისთვის საჭირო პერსონალური ინფორმაცია.
წინასწარ განსაზღვრეთ, ვის აქვს ცვლილებების დამტკიცების უფლება. საქმიანი მოგზაურობის ერთი მენეჯერით მართვა ურთიერთსაწინააღმდეგო მითითებებს ამცირებს.
ტრანსპორტი რეალური გადაადგილების მიხედვით შეარჩიეთ
მსუბუქი ავტომობილი ხშირად ერგება ერთ ან ორ მგზავრს სტანდარტული ბარგითა და პირდაპირი მარშრუტით. მინივენი მცირე ჯგუფს ერთად ტოვებს, თუმცა ადგილების რაოდენობა ბარგის ტევადობას არ უდრის: დიდი ჩემოდნები, ნიმუშები ან ტექნიკა გეგმას ცვლის. დიდი ჯგუფისთვის ეტაპობრივი გამგზავრება ხშირად უფრო პრაქტიკულია.
- ინდივიდუალური ტრანსფერი კონფიდენციალურია და მოქნილი, მაგრამ მეტ კოორდინაციას მოითხოვს.
- საერთო მანქანა ამარტივებს მიღებას, თუმცა ყველა ერთდროულ მზად უნდა იყოს.
- რამდენიმე გაჩერების მქონე დღისთვის შეიძლება გამოდგეს ავტომობილი მძღოლით.
აეროპორტში შეხვედრა ერთმნიშვნელოვანი გახადეთ
სტუმარმა წინასწარ უნდა იცოდეს შეხვედრის ადგილი, ტაბლოზე დაწერილი ტექსტი, კოორდინატორის კონტაქტი და მოქმედება დაგვიანების, დაკარგული ბარგის ან კავშირის არქონისას. ტაბლო ადვილად ამოსაცნობი უნდა იყოს, ზედმეტი მონაცემების გამჟღავნების გარეშე. დამატებითი დახმარების საჭიროებისას ცალკე შეათანხმეთ აეროპორტის შეხვედრისა და დახმარების ფორმატი.
არ დაეყრდნოთ ბარგის მიღებისა და ფორმალობების ფიქსირებულ დროს. გამოიყენეთ სტატუსები: დაეშვა, ჩამოსვლის დარბაზშია, მანქანისკენ მიდის. კოორდინატორი მათ მძღოლთან აზუსტებს.
მძღოლს პრაქტიკული ბრიფი მიეცით
ბრიფში უნდა იყოს სტუმრის იდენტიფიკატორი, ჩამოსვლის მითითება, მისამართი სწორი შესასვლელით, დისპეტჩერის კონტაქტი, ენის შენიშვნა და მოქმედება იმ შემთხვევაში, თუ სტუმარი ვერ იპოვეს. კონფერენციისთვის მიუთითეთ შესასვლელი, დაშვების წესი და ადგილზე პასუხისმგებელი პირი. დიდი ბარგი და აღჭურვილობა წინასწარ დაადასტურეთ.
დისპეტჩერიზაცია ერთი მონაცემთა წყაროდან
დიდი საერთო ჩატი ხშირად გაურკვევლობას ქმნის. სტუმრების არხი ოპერაციულისგან გამოყავით, აწარმოეთ მიმდინარე სტატუსების ცხრილი და ყოველ მონაკვეთზე პასუხისმგებელი დანიშნეთ. ჩაიწეროს, ვინ მოითხოვა ცვლილება და ვისთან დადასტურდა.
წინასწარ მოამზადეთ რეაგირება რეისის დაგვიანებაზე, ჯგუფის გაყოფაზე, ბარგისთვის ადგილის ნაკლებობაზე, მისამართის შეცვლასა და მიუწვდომელ ტელეფონზე. სარეზერვო გეგმა მყისიერი ჩანაცვლების დაპირება კი არა, ესკალაციის წესია. თავისუფალ დროში შესაძლო ტური აუცილებელი ტრანსფერისგან ცალკე დაგეგმეთ.
რა მონაცემები უნდა გადასცეთ კოორდინატორს
მოამზადეთ სტუმართა სია, დღის პროგრამა, ჩამოსვლის მონაცემები, ბარგის შენიშვნები, მისამართები შესასვლელებით, დამტკიცებაზე უფლებამოსილი პირები და ენისა თუ ხელმისაწვდომობის მოთხოვნები. სასარგებლოა შემოწმება პირველ ჩამოსვლამდე.
არსებული ინფორმაცია გაუგზავნეთ Belka Travel Concierge-ს ერთიანი ბრიფის მოსამზადებლად. დამატებითი პრაქტიკული მასალაა სტატიების განყოფილებაში.