საქმიანი roadshow უფრო გამართულად მიმდინარეობს, როცა ტრანსპორტი ცალკეული მგზავრობების ნაცვლად ერთიან ოპერაციად იგეგმება. მრავალი შეხვედრის, სტუმრისა და მისამართის დროს აუცილებელია ცენტრალური დისპეტჩერიზაცია, მკაფიო დახვედრა, ავტომობილების როლების განაწილება, სარეზერვო სცენარები და ერთი პასუხისმგებელი საკონტაქტო პირი. Belka Travel Concierge ამ პროცესს კოორდინაციისა და კონსიერჟის სერვისის სახით აწყობს.
ჯერ დღის სქემა შეადგინეთ
მოამზადეთ სამუშაო ცხრილი: მისამართები, სასურველი მისვლის ფანჯრები, მგზავრთა ჯგუფები, ბარგი, ობიექტზე შესვლის პირობები და ჯგუფის შემადგენლობის ცვლილების მომენტები. გაითვალისწინეთ შენობიდან გამოსვლა, რეგისტრაცია, შეზღუდული შესასვლელები, ამინდი და შეხვედრის გადადების შესაძლებლობა.
საწყისად გამოგადგებათ ტრანსფერის ბრიფის ჩეკლისტი. ხანგრძლივი ან ქალაქებს შორის მარშრუტისთვის გაეცანით შორ მანძილზე კერძო ტრანსფერის დაგეგმვას.
თითოეულ ავტომობილს კონკრეტული ფუნქცია მიეცით
რამდენიმე ავტომობილმა შეიძლება რისკი შეამციროს: ერთი მთავარი მონაწილისთვის, მეორე გუნდისთვის, საჭიროებისას კი — ჩამომსვლელი სტუმრებისთვის. ასე ერთი ჯგუფის დაგვიანება ან გეგმის შეცვლა მთელ პროგრამას არ დაარღვევს.
- მთავარი ავტომობილი: ძირითადი პირის შედარებით უცვლელი მარშრუტისთვის.
- გუნდის ავტომობილი: ცვალებადი შემადგენლობისა და მასალებისთვის.
- სარეზერვო წესი: მისამართის, ადამიანების რაოდენობის ან გარემოების ცვლილებაზე რეაგირებისთვის.
ამოცანის მიხედვით შეადარეთ ავტომობილი მძღოლით და წერტილიდან წერტილამდე ტრანსფერი.
დახვედრა ერთმნიშვნელოვანი გახადეთ
სახელის ტაბლოს აზრი აქვს მხოლოდ მაშინ, როცა შეთანხმებულია ტექსტი, შეხვედრის ადგილი და პრობლემისას საკონტაქტო გზა. დაადასტურეთ გამოსაჩენი სახელი ან კომპანიის დასახელება, საჭიროებისას ფრენის მონაცემები და სხვა გასასვლელიდან გამოსვლის პროცედურა. გააზიარეთ მხოლოდ იდენტიფიკაციისთვის აუცილებელი პირადი მონაცემები.
თუ პროგრამა ფრენის შემდეგ იწყება, წინასწარ გადაწყვიტეთ, საჭიროა თუ არა აეროპორტში დახმარება, თუ საკმარისია მითითებული შეხვედრის ადგილი. სტუმარს გაუგზავნეთ მოკლე ინსტრუქცია ტაბლოს, კონტაქტისა და დაგვიანების შემთხვევაში მოქმედების შესახებ.
ცვლილებები ერთი არხით მართეთ
ერთმა კოორდინატორმა უნდა მიიღოს ორგანიზატორის ცვლილებები და მძღოლებს მხოლოდ აქტუალური მითითება გადასცეს. თითოეული ავტომობილისთვის ჩაიწეროს მგზავრები, მისამართების რიგი, ადგილზე კონტაქტი, ლოდინის წესი და ჩასხდომის დადასტურება.
წინასწარ განსაზღვრეთ, ვის შეუძლია მარშრუტის შეცვლა და ვინ იღებს გადაწყვეტილებას შეხვედრის გადატანისას. მონაწილეებმა პრობლემა უნდა აცნობონ კოორდინატორს და ავტომობილი თვითნებურად არ გადაამისამართონ.
პროტოკოლი და ალტერნატიული გეგმა
მოკლე პროტოკოლმა შეიძლება მოიცვას კომუნიკაციის ენა, ბარგი, კონფიდენციალურობა, დახვედრისა და ლოდინის წესი. გადაამოწმეთ შესვლის ნებართვები, შესასვლელების სახელები და რეცეფციის კონტაქტი. ალტერნატიულმა გეგმამ უნდა მოიცვას გაუქმება, ჯგუფის გაყოფა, დაგვიანებული ფრენა და დამატებითი მგზავრი.
რა უნდა გაუგზავნოთ კოორდინატორს
მიუთითეთ თარიღები, მისამართები, შეხვედრების ფანჯრები, მგზავრთა რაოდენობა მონაკვეთების მიხედვით, ბარგი, პასუხისმგებელი პირი, ტაბლოს მოთხოვნები, ენა, წვდომის შეზღუდვები, პრიორიტეტები და ცნობილი რისკები. გამოყავით კრიტიკული და გადასატანი შეხვედრები.
დამატებითი რჩევები იხილეთ Belka Travel Concierge-ის სტატიებში. მარშრუტი, ჯგუფების განაწილება და მთავარი კონტაქტი გაგზავნეთ საკონტაქტო გვერდიდან, რათა პრაქტიკული კოორდინაციის სქემა მომზადდეს.