机场VIP服务的有效简报，不是简单写一句“需要VIP”，而是一份便于执行的行程说明。它能帮助作为协调与礼宾服务的 Belka Travel Concierge 评估接送机协助形式、地面衔接和变更预案。请明确哪些条件必须满足，哪些只是偏好。
1. 先说明服务环节与目标
请写明服务用于抵达、出发、转机，还是多个航段。不同环节的集合点、流程和所需准备并不相同。可先了解抵达、出发和转机服务的区别，再准确描述需求。
- 说明目的：协助熟悉流程、照顾家庭成员、语言支持、团队协调或与司机交接。
- 列出优先事项，例如减少步行、行李协助、行动便利或私密性。
- 区分必要条件和可选偏好。
- 说明全组是否需要同行，或是否有人需要单独协助。
2. 按机票信息提供航班资料
每个相关航段请提供机场、日期、航班号、航线、计划时间以及抵达、出发或转机类别。可附上行程单，但仍应在文字中指出需要服务的具体航段。请特别标注代码共享、分开出票、航站楼变更和紧张的衔接时间。航班有变动时应立即更新；这份航班延误时的抵达服务方案可帮助您梳理应提前考虑的情况。
3. 写清旅客资料和实际需求
请按旅行证件上的拼写提供完整拉丁字母姓名、成人和儿童人数、儿童年龄及沟通语言，并指定现场可作决定的人。若有行动不便、轮椅、婴儿车、携带动物、超规物品或特殊行李，请描述实际需要和旅客的自主活动情况。医疗或证件信息仅在协调确有必要时，通过双方确认的安全渠道提供。
机场协助并不能替代航空公司、边检、海关或安检要求。应如实说明特殊情况，以便安排合适流程，而非假设可以绕过规定。
4. 单独确认行李和后续用车
请说明行李件数、非标准物品、是否需要行李车，以及抵达后由谁接收行李。如需车辆，请提供目的地、乘客人数、实际行李体积、儿童座椅需求、车辆偏好和司机或接站人的联系方式。您可参考接送协调服务所需资料，也可查看机场VIP协调服务的说明。
5. 设定联系人和异常处理方式
提供旅行当天可接通的旅客电话、备用联系人、常用通讯工具和沟通语言。说明是否可联系司机、助理、家属或差旅办公室。对于延误、误机、取消、航站楼变动、接站人未到或手机无信号，请写明先联系谁、是否等待以及何时启动备选方案。
6. 用一份最终版本发送
发送前检查同一条信息是否包含航班和日期、旅客、服务目标、行李、用车、联系人、特殊情况及最新变更。不要传递不必要的个人资料。多机场行程可参考欧洲目的地页面，按机场分别列出需求。
请尽早发送简报，并在同一沟通线程中更新。若需核对具体行程及所需资料，请联系 Belka Travel Concierge。