Ein gutes Briefing für einen VIP-Service am Flughafen ist eine klare Arbeitsgrundlage, keine bloße Bitte um „VIP“. Es ermöglicht Belka Travel Concierge als Koordinator und Concierge-Service, den passenden Ablauf, die Begleitung und die Weiterreise zu prüfen. Kennzeichnen Sie unbedingt, was zwingend ist und was nur ein Wunsch bleibt.
1. Anlass und Servicephase festlegen
Nennen Sie, ob Unterstützung bei Ankunft, Abflug, Transit oder mehreren Abschnitten benötigt wird. Treffpunkt, Ablauf und Zeitbedarf unterscheiden sich erheblich. Die Erläuterung zu Ankunfts-, Abflug- und Transitservice hilft bei einer präzisen Formulierung.
- Ziel der Unterstützung: Orientierung, Hilfe für eine Familie, Sprachbegleitung, Gruppenorganisation oder Übergabe an den Fahrer.
- Prioritäten wie kurze Wege, Privatsphäre, Gepäckhilfe oder Mobilitätshilfe.
- Unverzichtbare Anforderungen getrennt von Präferenzen.
- Angabe, ob die Gruppe gemeinsam oder einzelne Reisende getrennt begleitet werden sollen.
2. Flugdaten ticketgenau übermitteln
Geben Sie für jeden relevanten Flug Flughafen, Datum, Flugnummer, Strecke, planmäßige Zeit und Vorgang an: Ankunft, Abflug oder Umstieg. Eine Buchungsbestätigung ergänzt, ersetzt aber keine kurze Textübersicht. Weisen Sie auf Codeshare-Flüge, getrennte Tickets, Terminalwechsel und knappe Anschlüsse hin. Änderungen sollten sofort weitergegeben werden; bei Verspätungen hilft dieser Plan für den Ankunftsservice als Denkrahmen.
3. Reisende und konkrete Bedürfnisse beschreiben
Nennen Sie die vollständigen Namen in lateinischer Schreibweise wie in den Reisedokumenten, Zahl der Erwachsenen und Kinder, Alter der Kinder sowie Kommunikationssprache. Bestimmen Sie eine entscheidungsbefugte Person vor Ort. Beschreiben Sie praktische Anforderungen bei eingeschränkter Mobilität, Rollstuhl, Kinderwagen, Tier, Sperrgepäck oder besonderem Gepäck. Gesundheits- und Dokumentdaten gehören nur dann in die Abstimmung, wenn sie wirklich erforderlich sind, und nur über einen vereinbarten sicheren Kanal.
Eine Begleitung ersetzt weder Vorgaben der Fluggesellschaft noch Grenz-, Zoll- oder Sicherheitsverfahren. Nennen Sie Besonderheiten offen, damit ein korrekter Ablauf vorbereitet werden kann.
4. Gepäck und Transfer konkretisieren
Führen Sie Stückzahl, Sondergepäck, Bedarf an Gepäckwagen und die Person auf, die das Gepäck nach der Ankunft übernimmt. Für ein Fahrzeug sind Zieladresse, Personenzahl, tatsächliches Gepäckvolumen, Kindersitze, Fahrzeugwunsch und Kontakt von Fahrer oder Abholperson wichtig. Die Angaben zur Transferkoordination bieten eine gute Orientierung; auch die Hinweise zum VIP-Service am Flughafen sind nützlich.
5. Kontakte und Störfallplan festhalten
Geben Sie eine am Reisetag erreichbare Telefonnummer, einen Ersatzkontakt, Messenger und Sprache an. Legen Sie fest, ob Fahrer, Assistenz, Angehörige oder Reisebüro kontaktiert werden dürfen. Notieren Sie für Verspätung, verpassten Anschluss, Annullierung, Terminalwechsel, fehlende Abholperson oder fehlendes Netz: Wer wird zuerst angerufen, wie lange wird gewartet und wann greift der Plan B?
6. Eine geprüfte Endfassung senden
Die letzte Nachricht sollte Flug und Datum, Reisende, Serviceziel, Gepäck, Transfer, Kontakte, Besonderheiten und Änderungen zusammenführen. Teilen Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten. Bei mehreren Stationen kann die Seite zu Reisezielen in Europa helfen, Aufgaben je Flughafen zu trennen.
Senden Sie das Briefing frühzeitig und bündeln Sie Updates in derselben Nachrichtenkette. Für die Abstimmung eines konkreten Reiseplans kontaktieren Sie Belka Travel Concierge.