Precyzyjna rezerwacja transferu zaczyna się od czytelnego briefu, a nie wyłącznie od wyboru klasy auta. Pełne dane ułatwiają Belka Travel Concierge, działającemu jako usługa koordynacji i concierge, przygotowanie odpowiedniego wariantu oraz spotkania.
1. Trasa i miejsca odbioru
Podaj datę, preferowaną godzinę, pełny adres lub terminal oraz miejsce docelowe. Przy kilku postojach wypisz je kolejno i określ przewidywany czas. Jeśli potrzebujesz samochodu z kierowcą na dłużej, ważne są godziny dyspozycji, oczekiwanie i możliwe zmiany trasy.
2. Informacje o locie
Przy odbiorze z lotniska prześlij numer lotu, datę, lotniska wylotu i przylotu, znany terminal oraz informację, czy chodzi o przylot czy odlot. Numer lotu pomaga w koordynacji, ale potrzebny jest też działający telefon i plan na opóźnienie, odwołanie lub zmianę terminalu. Dla transferu ustal dokładne miejsce spotkania: hala przylotów, wyjście, parking albo recepcja.
3. Pasażerowie i kontakt
Podaj liczbę podróżnych, imię i nazwisko głównego gościa, preferowany język oraz telefon dostępny w dniu podróży. Zaznacz dzieci i wymagany fotelik, ograniczoną mobilność, podróżnego starszego lub potrzebę dodatkowego wsparcia. Udostępniaj tylko dane niezbędne do koordynacji.
4. Bagaż i klasa pojazdu
Opisz bagaż liczbą i rozmiarem: bagaż podręczny, zwykłe walizki, duże kufry, wózek, narty lub sprzęt składany. Od tego zależy potrzebna przestrzeń. Określ klasę i priorytet: miejsce, biznesowy charakter przyjazdu, praca w drodze czy budżet. Warto porównać klasy transferu, zamiast sugerować się wyłącznie nazwą.
5. Szczególne warunki spotkania
Napisz, czy potrzebna jest tabliczka i jaki tekst ma zawierać, konkretny język kierowcy, pomoc z bagażem lub osobny pojazd dla osób towarzyszących. Usługę VIP na lotnisku można omówić osobno; jej zakres zależy od lotniska i sytuacji. Wskaż także preferowany kanał kontaktu i osoby uprawnione do zmian.
6. Zmiany i plan zapasowy
Przed potwierdzeniem sprawdź adresy, lokalny zapis daty i strefę czasową. Przy kilku możliwych lotach wskaż wariant główny i rezerwowy. W podróżach służbowych przydają się zasady z artykułu o koordynacji transportu roadshow: jeden odpowiedzialny kontakt, aktualny plan i jasne powiadomienia.
Krótka lista do wysłania
- Data, godzina, trasa i postoje;
- Lot i miejsce spotkania;
- Pasażerowie, bagaż, foteliki;
- Preferencja auta i wymagania;
- Kontakt do gościa i organizatora.
Zbierz te informacje w jednej wiadomości i wyślij zapytanie przez stronę kontaktową Belka Travel Concierge. Koordynator dopyta o potrzebne szczegóły i pomoże ułożyć wykonalny przejazd.