Точне замовлення трансферу починається з чіткого брифу, а не лише з вибору класу автомобіля. Повні дані допомагають Belka Travel Concierge, сервісу координації та консьєржу, підібрати доречний формат і продумати зустріч.
1. Маршрут і точки подачі
Вкажіть дату, бажаний час подачі, повну адресу або термінал і кінцевий пункт. Якщо протягом дня є кілька зупинок, наведіть їх у потрібному порядку та зазначте очікувану тривалість. Коли потрібен автомобіль із водієм, важливі години роботи, очікування й можливі зміни маршруту.
2. Дані рейсу
Для зустрічі в аеропорту надішліть номер рейсу, дату, аеропорти вильоту й прильоту, відомий термінал і вкажіть, чи це зустріч або проводи. Номер рейсу допомагає координувати процес, але також потрібні доступний телефон і план на випадок затримки, скасування чи зміни терміналу. Для трансферу уточніть точне місце зустрічі: зал прильоту, вихід, паркінг або рецепція.
3. Пасажири та зв’язок
Повідомте кількість пасажирів, ім’я основного гостя, бажану мову спілкування і телефон, доступний у день поїздки. Окремо зазначте дітей і потрібний тип крісла, обмежену мобільність, літнього мандрівника чи потребу в додатковому супроводі. Передавайте лише дані, необхідні для координації.
4. Багаж і клас авто
Опишіть багаж за кількістю та розміром: ручна поклажа, звичайні валізи, великі кейси, візочок, лижі або складане спорядження. Від цього залежить потрібний об’єм автомобіля. Назвіть клас і пріоритет: простір, діловий вигляд, робота в дорозі чи контроль витрат. Корисно порівняти класи трансферів, а не орієнтуватися лише на назву.
5. Особливі умови зустрічі
Напишіть, чи потрібна табличка та який текст на ній має бути, водій певною мовою, допомога з багажем або окреме авто для супроводжуючих. VIP-сервіс в аеропорту можна обговорити окремо; його наповнення залежить від аеропорту та обставин. Також визначте бажаний канал зв’язку й тих, хто може змінювати замовлення.
6. Зміни та резервний сценарій
Перед підтвердженням перевірте адреси, місцевий формат дати й часовий пояс. Якщо можливі кілька рейсів, визначте основний і запасний варіанти. Для ділових маршрутів корисні принципи з матеріалу про координацію транспорту для роуд-шоу: один відповідальний контакт, актуальний маршрут і зрозумілий порядок повідомлень.
Короткий бриф для надсилання
- Дата, час, маршрут і зупинки;
- Рейс і місце зустрічі;
- Пасажири, багаж і дитячі крісла;
- Побажання до авто й особливі умови;
- Контакти гостя та організатора.
Зберіть усе в одному повідомленні та надішліть запит через контактну сторінку Belka Travel Concierge. Координатор поставить потрібні уточнювальні запитання й допоможе сформувати реалістичний план поїздки.