准确安排接送，关键不只是选车，而是提供完整清晰的需求说明。Belka Travel Concierge 作为协调与礼宾服务，可据此协助梳理合适方案、会合方式和变动预案。
1. 行程与上下车地点
请提供日期、希望上车时间、完整地址或航站楼、最终目的地。若当天有多个停靠点，请按顺序列出并说明预计停留时间。若需要配司机用车，还应说明服务时段、等候安排和可能的路线调整。
2. 航班信息
机场接机请提供航班号、日期、出发及抵达机场、已知航站楼，以及是接机还是送机。航班号有助于协调；同时仍需当天可联系的电话，以及延误、取消或航站楼变更时的沟通方案。预订接送服务时，请明确会合位置：到达大厅、出口、停车区或酒店前台。
3. 乘客与联系人
说明乘客人数、主要客人姓名、沟通语言和出行当天可接通的电话。请提前标注儿童及所需儿童座椅、行动不便者、年长旅客或需要额外引导的客人。仅提供协调所必需的个人信息即可。
4. 行李与车辆级别
请按数量和尺寸描述行李：随身包、普通行李箱、大型箱包、婴儿车、滑雪板或折叠设备。行李容量会影响车辆选择。也请说明优先事项：空间、商务形象、途中办公或预算控制。可先了解不同接送车型级别的区别，避免只根据名称判断。
5. 特殊会合要求
请说明是否需要举牌、牌上姓名、司机语言、行李协助或为随行人员另备车辆。若需要机场协助，可单独咨询机场 VIP 服务；具体内容取决于机场及实际情况。还应注明首选联络方式，以及谁有权修改需求。
6. 变更与备用计划
确认前请核对地址、当地日期格式和时区。有多个备选航班时，明确主方案与备选方案。商务密集行程可参考路演交通协调的原则：一位负责联系人、一份最新行程和明确的通知流程。
可直接发送的清单
- 日期、时间、路线和停靠点；
- 航班号与会合地点；
- 乘客、行李和儿童座椅；
- 车辆偏好与特殊需求；
- 主要客人和组织方联系方式。
将信息汇总成一条消息，通过Belka Travel Concierge 联系页面提交。协调人员随后可进行必要确认，并协助完善可执行的出行安排。