一份有效的旅行需求简报，不需要您先确定酒店或写好行程。关键是说明谁出行、为何出行、希望怎样度过旅程。Belka Travel Concierge 作为协调与礼宾服务方，才能据此梳理贴合实际的选择。
先介绍同行者
请说明人数、儿童年龄、房间安排，以及行动便利、饮食、行李协助等需求。同行关系也很重要：伴侣、朋友、跨代家庭或同事，会影响私密性、用车和每日节奏。
说明日期与弹性
提供理想出行日期、出发和抵达城市、停留天数，以及可调整的范围。若有固定活动或已完成的预订，也请注明。计划可能变动时，要先说清哪些内容不能放弃；可参考临时调整行程的建议，预先厘清备选方案。
定义目的与节奏
“想休息”可能是全程住在一处，也可能是轻松地游览数个城市。请说明每天可接受的活动量、是否愿意早起、是否需要空闲夜晚或不移动的休整日。尚未确定形式时，可阅读定制行程与套餐旅行的比较。
坦诚给出预算框架
可提供总预算或人均区间，并说明应涵盖哪些项目，例如住宿、机票、餐饮、向导、门票和地面交通。带优先级的区间比一个僵硬的数字更有帮助：也许市中心位置比房型等级重要，或专车服务比每天增加参观项目更重要。
兴趣、必选项与避雷项
列出真正看重的三到五项，如美食、艺术、自然、建筑、购物、运动或亲子活动。请区分“必须有”和“有更好”，同时说明不希望出现的情况，例如长距离步行、大团参观、太早出发或频繁换酒店。多站路线可考虑配司机用车；也可浏览欧洲目的地和旅行案例。
可一并发送的资料
- 喜欢的酒店、地点或航班链接；
- 过去满意和不满意的旅行经历及原因；
- 偏好的沟通方式和希望收到首版建议的时间；
- 尤其需要解答的问题。