Un’auto con autista nel giorno di un evento è una soluzione di coordinamento, non soltanto un trasferimento. Occorre collegare punto di discesa, autorizzazioni di accesso, possibili chiusure stradali, attesa e rientro degli ospiti.
Pianificare l’accesso oltre all’indirizzo
L’indirizzo della sede può non corrispondere all’ingresso per gli ospiti. Spesso esistono varchi separati per pubblico, produzione e veicoli accreditati. Comunicate a Belka Travel Concierge sede, data, ingresso, finestra di arrivo e contatto operativo. Gli arrivi in aereo possono essere coordinati con assistenza aeroportuale o con un transfer organizzato.
Rendere chiara la discesa
La fermata davanti all’ingresso può durare pochi minuti. Verificate il punto autorizzato, un accesso alternativo e come il conducente riceverà gli aggiornamenti. Ogni ospite dovrebbe avere un messaggio breve con punto d’incontro, contatto e istruzioni se l’auto non è subito visibile. Una sosta in area vietata non è un piano di riserva affidabile.
Chiusure e pass
Sicurezza, chiusure cittadine e traffico dell’evento possono modificare il percorso. È preferibile usare una finestra di arrivo e alternative di accesso. Se sono necessari pass, chiarite dati richiesti per veicolo e autista, termine d’invio, modalità di ritiro e referente degli accessi. L’invito all’evento non autorizza automaticamente l’ingresso del veicolo in una zona controllata.
Decidere l’attesa
Un’auto con autista è utile con più spostamenti, fine incerta o partenza serale. Va però stabilito dove l’auto può attendere legalmente, se deve uscire dall’area e chi avvisa che l’ospite è pronto. Per un evento breve e prevedibile può risultare più pratico programmare una raccolta di ritorno separata.
Gestire l’uscita degli ospiti
Alla fine di concerto, partita o conferenza molte persone escono insieme e la rete mobile può congestionarsi. Dividete i gruppi numerosi, fissate punti di raccolta riconoscibili e scaglionate le partenze. Famiglie, persone anziane, ospiti con mobilità ridotta e VIP possono richiedere il percorso più breve possibile verso il veicolo.
Piano alternativo e briefing
Definite un secondo punto d’incontro, un tempo di attesa accettabile e contatti di ospite e sede. Per le partenze tarde consultate la guida alla sicurezza dei transfer notturni e gli altri articoli.
Indicate passeggeri, bagagli, seggiolini, esigenze di accessibilità, lingue e destinazioni finali. Per coordinare i dettagli, contattate Belka Travel Concierge.